CODE DE CONDUITE ANTI-CORRUPTION

PREAMBULE

La politique d’Haulotte Group est de mener ses activités avec succès au plus haut niveau d’éthique et en totale conformité avec l’ensemble des dispositions légales applicables.

Les fondements de la culture de notre Groupe reposent sur des valeurs, encore récemment très clairement réaffirmées, qui guident nos comportements tant à l’interne que vis-à-vis de nos clients et fournisseurs :

  • Le Respect et la Confiance,
  • L’Engagement et la Responsabilité,
  • La recherche de la Performance et de l’Excellence.

La corruption est illégale et est totalement à l’opposé des valeurs que le Groupe Haulotte s’est données. En conséquence nous nous engageons à lutter fermement contre toutes les formes de corruption au sein de nos entités et de nos filiales. Haulotte Group, entreprise responsable, interdit donc formellement à ses collaborateurs tout acte de corruption, quelle qu’en soit la forme ou l’objectif, conformément au code de conduite suivant.

Sans être exhaustif, ce code a pour objectif de préciser aux collaborateurs les différents domaines et circonstances dans lesquels ces principes s’appliquent et le comportement à adopter pour prévenir tout risque de corruption et de trafic d’influence.

Les collaborateurs du Groupe sont tenus de se conformer strictement à ces standards dans le cadre des tâches qui leur sont confiées par l’entreprise. La conviction d'agir dans l'intérêt du Groupe ne peut justifier des comportements en contradiction avec les dispositions décrites. Les managers doivent informer leurs collaborateurs du contenu et des enjeux de ce code et s’assurer qu’il est appliqué.

Toute question relative à ce code des comportements peut être adressée au service juridique du Groupe.

Je remercie l’ensemble du personnel d’Haulotte Group de s'appliquer à pleinement s’approprier et mettre en œuvre ce code des comportements émis par la Direction Générale du Groupe.

Alexandre Saubot
Directeur Général

 

Haulotte Group a choisi d’adopter le code anti-corruption Middlenext, qui est en libre accès sur le site www.middlenext.com

Ce code fait partie intégrante du règlement intérieur de l’entreprise. Il s’applique à tous les collaborateurs d’Haulotte Group.

I - CADRE ET CHAMPS D’APPLICATION

Le code de conduite s’applique à tous les collaborateurs du Groupe Haulotte.

Chaque collaborateur se doit d’adopter un comportement exemplaire au sein de l’entreprise et ne rien faire qui soit contraire aux règles comportementales définies dans ce code.

Toute question d’un collaborateur sur l’application du Code ou sur son interprétation doit être remontée à son supérieur hiérarchique ou à https://report.whistleb.com/haulottegroup

Définitions :

  • La corruption est un comportement par lequel une personne (agent public ou personne privée) propose, demande ou accepte directement ou par le biais d’intermédiaire un don, une offre ou une promesse, des présents ou des avantages quelconques en vue d’accomplir, de retarder ou d’omettre d’accomplir un acte entrant d’une façon directe ou indirecte dans le cadre de ses fonctions afin d’obtenir ou de conserver un avantage commercial ou financier, influencer une décision.

On distingue deux types de corruption :

  • La corruption active lorsque c’est la personne qui corrompt qui est à l’initiative de la corruption
  • La corruption passive lorsqu’elle est à l’initiative de la personne qui est corrompue, c'est-à-dire de la personne qui accomplit ou n’accomplit pas un acte en échange d’une contrepartie.

La corruption peut prendre plusieurs formes sous couvert de pratiques commerciales ou sociales courantes telles que des invitations, des cadeaux, des parrainages, des dons…

Le trafic d’influence : fait pour une personne de monnayer sa qualité ou son influence, réelle ou supposée, pour influencer une décision qui sera prise par un tiers.

Principe et règles

Les collaborateurs d’Haulotte Group ne doivent pas commettre d’actes de corruption et ne doivent pas utiliser d’intermédiaires, tels que des agents, des consultants, des conseillers, des distributeurs ou tout autre partenaire commercial dans le but de commettre de tels actes.

Si un collaborateur est confronté à une proposition, il doit s’interroger :

  • Les lois et la réglementation sont-elles respectées ?
  • Est-ce- conforme au Code de conduite et à l’intérêt d’Haulotte ?
  • Est-ce dénué d’intérêt personnel ?
  • Serais-je gêné si ma décision était communiquée ?

Si un collaborateur est confronté à un risque de corruption dans la conduite des affaires, il peut en faire part à https://report.whistleb.com/haulottegroup, et ce, en toute confidentialité.

Est annexée au présent code la présentation de la plateforme Wisthle B, en charge de recueillir les alertes et questions des collaborateurs Haulotte en matière de corruption.

Règles spécifiques aux agents publics

On entend par « agent public » une personne dépositaire de l’autorité publique, chargée d’une mission de service public ou investie d’un mandat électif public, pour elle-même ou pour autrui.

La corruption d’agent public est passible de sanctions plus sévères. Toute relation avec un agent public doit être conforme à la règlementation la régissant. S’il n’est pas interdit par la loi, tout avantage octroyé à un agent public doit être totalement transparent vis-à-vis de l’entreprise et soumis à une autorisation préalable de la hiérarchie.

Cadeaux et invitations

Les cadeaux sont des avantages de toute sorte, donnés par quelqu’un en signe de reconnaissance ou d’amitié, sans rien en attende en retour.

Le fait d’offrir ou de se faire offrir des repas, un hébergement et des divertissements (spectacles, concerts, événements sportifs …) est considéré comme une invitation.

Les cadeaux peuvent s’apparenter ou être perçus comme des actes de corruption active ou passive, aussi il convient d’être attentif en matière de cadeaux, de signes de courtoisie et d’hospitalité, d’invitations à des divertissements qui contribuent à instaurer de bonnes relations mais peuvent être considérés comme un moyen d’influencer une décision, de favoriser une entreprise ou une personne.

Dons à des organisations caritatives ou politiques

Les dons et donations sont des avantages donnés sous forme d’argent et/ou de contributions en nature ; ils sont alloués dans un but spécifique : la recherche, la formation, l’environnement (développement durable), à des fins caritatives ou humanitaires…

Les demandes de dons, de donations ou de contribution doivent être considérées avec soin, en particulier celles émanant de personnes en position d’influencer les activités de l’entreprise ou qui pourraient, si le don était accordé, en tirer un avantage personnel.

Les demandes de dons doivent être approuvées préalablement par un supérieur hiérarchique, qui sera a minima un N-1 d’un membre du Comex et dans la limite des règles de délégation.

Toute contribution politique – monétaires ou non – sont destinées à soutenir des partis, des responsables ou des initiatives politiques doivent être expressément autorisées par Alexandre Saubot, en sa qualité de Directeur Général Délégué du Groupe Haulotte.

Mécénat, sponsoring

Par le mécénat ou le sponsoring Haulotte souhaite apporter son soutien financier ou matériel à une œuvre, à une action sociale, culturelle ou sportive afin de communiquer et promouvoir ses valeurs.

Ils doivent être réalisés sans rechercher d’avantage spécifique de la part du bénéficiaire autre que la promotion de l’image de l’entreprise.

 

Les demandes de dons doivent être approuvées préalablement par un supérieur hiérarchique, qui sera a minima un N-1 d’un membre du Comex et dans la limite de 50 000€ par an, et conformément aux règles de délégation.

Paiement de facilitation

Les paiements de facilitation sont des paiements officieux (par opposition aux droits et taxes légitimes et officiels) que l’on verse pour faciliter ou accélérer toutes formalités notamment administratives telles que les demandes de permis, visas ou les passages de douane.

Haulotte n’accepte pas les « paiements de facilitation » sauf motifs impérieux (santé, sécurité d’un collaborateur…).

Surveillance des tiers (fournisseurs, prestataires, clients)

La surveillance porte sur les tiers, personnes physiques ou morales, avec lesquelles l’entreprise interagit et qui peuvent présenter dans certains cas un niveau de risque particulier en matière de corruption.

Sont considérées comme tiers : les partenaires commerciaux, fournisseurs, prestataires, agents, clients, intermédiaires…

Haulotte s’attache à ce que les tiers respectent ces principes et ces valeurs et à effectuer les diligences appropriées, le cas échéant.

Conflits d’intérêts

Les conflits d’intérêts découlent de toute situation dans laquelle les intérêts personnels des collaborateurs sont en conflit avec leurs fonctions ou responsabilités.

Si des circonstances donnent lieu à un conflit d’intérêts potentiel ou avéré, les collaborateurs concernés doivent en faire état.

Enregistrement comptable/ contrôles internes

Haulotte veille à ce que ses services comptables et/ou auditeurs internes et/ou externes soient attentifs dans leurs contrôles aux dissimulations de faits de corruption dans les livres, les registres et les comptes.

Les personnes qui travaillent sur les missions de contrôle comptable (audits, certification des comptes), doivent être particulièrement vigilantes quant à la fidélité et la sincérité des comptes.

 

II – MISE EN APPLICATION

3-1 Formation

Les collaborateurs sont tenus de prendre connaissance du présent Code et de participer aux séances de formation qui sont organisées par Haulotte afin de les sensibiliser à la lutte contre la corruption. Les nouveaux collaborateurs sont sensibilisés dès leur prise de fonction.

 

3-2 Signalement des pratiques non conformes et protection du lanceur d’alerte

Chaque collaborateur, en respectant la procédure définie par Haulotte, peut faire part de ses doutes et/ou poser ses questions à sa hiérarchie et/ou au référent :

  • S’il est confronté à un risque de corruption,
  • S’il estime de bonne foi qu’une violation du Code a été ou est en train d’être ou va peut-être commise,
  • S’il découvre que quelqu’un subit des représailles pour avoir émis un signalement de bonne foi.

Tout collaborateur qui rendrait compte de bonne foi et de manière désintéressée, c'est-à-dire en étant sincèrement persuadé que sa déclaration est exacte, d’une violation ou d’un risque de violation du Code à sa hiérarchie ou au référent sera protégé contre toutes formes de représailles. Son identité et les faits seront traités de façon confidentielle conformément à la règlementation applicable.

Par ailleurs, si une erreur de bonne foi n’entraînera aucune mesure disciplinaire ; en revanche, les dénonciations volontairement abusives ou marquées par une volonté de nuire seront passibles de sanctions.

 

Dispositif d’alerte et protection des données personnelles

Les collaborateurs sont informés de l’existence du dispositif. Conformément à la règlementation applicable à la protection des données personnelles dans la plupart des pays dans lesquels Haulotte est présent et, notamment au sein de l’Union Européenne, toute personne identifiée dans le cadre d’un dispositif d’alerte professionnelle, qu’elle soit émettrice de l’alerte ou faisant l’objet de l’alerte, peut exercer son droit d’accès aux données la concernant.

Chacun pourra également demander la rectification ou la suppression des données personnelles si celles-ci sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées selon les mêmes modalités.

Sanction en cas de violation du présent code

Le non-respect des règles engage la responsabilité personnelle du collaborateur et l’expose à des sanctions notamment pénales selon les législations applicables.

L’entreprise s’engage à :

  • Prendre toutes les déclarations en compte,
  • Enquêter sur les alertes avec diligence,
  • Evaluer les faits de manière objective et impartiale,
  • Prendre les mesures correctives et les sanctions disciplinaires adéquates.

Mise en œuvre : responsabilité et surveillance

Il incombe à chaque collaborateur de mettre en œuvre le Code dans le cadre de ses responsabilités relatives à sa fonction.

L’entreprise effectue des contrôles périodiques (Audit Interne, contrôles comptables…) afin de vérifier le respect de la conformité des pratiques.

Les organes de gouvernance d’Haulotte Group font un point régulier sur le suivi de la mise en œuvre et des suites données aux alertes.

Annexe 1 : Présentation du dispositif d’alerte Whistle B

 

  1. Qu’est-ce que le lancement d’alerte, et pourquoi est-ce important ?

Haulotte s’efforce d’associer la transparence à une grande éthique professionnelle. Nos collaborateurs constituent la source d’information la plus importante, lorsqu’il s’agit de révéler des inconduites éventuelles devant être corrigées.

Le Service de lancement d’alerte WhitleB offre une possibilité d’alerter Haulotte concernant des suspicions d’inconduite en toute confiance.

Le lancement d’alerte peut être réalisé de manière ouverte ou anonyme.

 

  1. Quand lancer l’alerte ?

Le service de lancement d’alerte WhitleB peut être utilisé pour prévenir Haulotte de risques sérieux affectant des individus, l’entreprise, ou encore l’environnement.

Pour les questions liées à l’insatisfaction sur le lieu de travail ou les questions connexes par exemple, les employés (et toutes autres parties prenantes) se voient demander de contacter leur superviseur ou responsable, car ces questions ne peuvent pas être examinées dans le champ d’application du lancement d’alerte.

Une personne qui lance l’alerte n’a pas besoin de disposer de preuves irréfutables pour exprimer une suspicion. Cependant, le signalement délibéré d’informations fausses ou malicieuses est interdit. Tout abus du service de lancement d’alerte constitue une infraction grave passible de sanctions disciplinaires.

 

  1. Comment lancer l’alerte ?

Il existe différents moyens de soulever une préoccupation :

  • Alternative 1. Contacter un superviseur ou un responsable au sein de notre entreprise.  
  • Alternative 2. Messagerie anonyme via le canal de communication des lanceurs d’alerte :

https://report.whistleb.com/haulottegroup

Nous encourageons toutes personnes partageant des suspicions à nous faire part de leur identité. Tous les messages reçus seront traités de manière confidentielle. Pour les personnes souhaitant rester anonymes, nous proposons un canal permettant des signalements anonymes (cf. Alternative 2 ci-dessus).

Le canal de lancement d’alerte proposant une messagerie anonyme est administré par le prestataire de services externe WhistleB. Tous les messages sont cryptés. Pour assurer l’anonymat de la personne envoyant un message, WhistleB n’enregistre pas les adresses IP ou autres métadonnées (à savoir les données pouvant être liées à la personne envoyant le message).  La personne envoyant le message reste aussi anonyme dans le dialogue subséquent avec le référent désigné au sein d’Haulotte.

 

  1. La procédure d’enquête

L’équipe de lancement d’alerte

L’accès aux messages reçus via notre canal de communication des lanceurs d’alerte est limité aux individus désignés possédant l’autorité nécessaire pour gérer les dossiers de lancement d’alerte. Ceux-ci accèdent aux messages cryptés en utilisant un mot de passe personnel et un mot de passe secondaire. Leurs actions sont journalisées et le traitement est confidentiel. Lorsque cela est nécessaire, des individus dont l’expertise peut être utile peuvent être inclus dans la procédure d’enquête. Ces personnes peuvent accéder aux données pertinentes et sont également tenues à un devoir de confidentialité.

Si une personne soulève une préoccupation directement auprès d’un superviseur, d’un responsable ou en contactant l’équipe de lancement d’alerte en personne, le message est inséré dans le canal de communication de lancement d’alerte et traité conformément à ces directives.

Le référent désigné au sein d’Haulotte est le Secrétaire Général du groupe Haulotte, Philippe NOBLET. En cas de mise en cause du titulaire de cette fonction, l’alerte sera adressée à Alexandre SAUBOT, Directeur Général Délégué.

 

 

 

 

Réception d’un message

Lors de la réception d’un message, le référent décide de son acceptation ou de son refus.  Si le message est accepté, des mesures d’enquête appropriées seront mises en œuvre. Veuillez consulter à ce propos la section Enquêtes ci-dessous.

Le référent peut refuser l’acceptation d’un message si :

  • le comportement incriminé ne constitue pas une conduite susceptible d’être signalée au titre de la lutte contre la corruption ;
  • le message n’a pas été rédigé de bonne foi, ou est malveillant ;
  • il n’y a pas suffisamment d’informations pour permettre une enquête ;
  • l’objet du message a déjà été résolu.

Si un message comporte des questions non couvertes par le champ d’application de ces directives relatives au lancement d’alerte, le référent devra adopter des mesures appropriées pour résoudre le problème.

N’incluez pas d’informations personnelles sensibles sur une quelconque personne mentionnée dans votre message si cela n’est pas nécessaire à la description de votre préoccupation.

 

Enquête

Tous les messages sont traités avec sérieux et conformément aux directives relatives au lancement d’alerte.

  • Aucune personne participant à une enquête, ne tentera d’identifier la personne qui procède à un signalement.
  • Le référent peut, si nécessaire, soumettre des questions de suivi, par le biais du canal de communication anonyme.
  • L’enquête sur un message ne sera jamais confiée à une personne susceptible d’être impliquée dans, ou liée à la question soulevée.
  • Le référent décide si et par quels moyens un message de lancement d’alerte doit faire l’objet de remontées hiérarchiques.
  • Les messages de lancement d’alerte sont gérés de manière confidentielle par les parties impliquées.

 

Protection des lanceurs d’alertes en cas de lancement d’alerte non-anonyme

Une personne exprimant une réelle suspicion ou inquiétude dans le cadre de ces directives n’encourra en aucune manière le risque de perdre son emploi ou de subir quelque forme de sanction ou de désavantage personnel que ce soit. Ce n’est pas grave si le lanceur d’alerte se trompe, à condition qu’il agisse de bonne foi.

Sous réserve du respect du droit à l’intimité des personnes à l’encontre desquelles les signalements auront été réalisés et de toutes autres questions de confidentialité, les personnes effectuant des signalements de manière non-anonyme seront tenues informées des suites de l’enquête.

 

En cas de signalement de délits pénaux présumés, la personne effectuant le signalement sera informée du fait que son identité pourrait devoir être divulguée à l’occasion de la procédure judiciaire y afférente.

 

Protection et information des personnes objets d’un message

Les droits des personnes spécifiées dans un message de lanceur d’alerte relèvent de la législation de protection des données applicable. Elles jouissent d’un droit d’accès aux informations les concernant et si lesdites informations s’avèrent incorrectes, incomplètes ou obsolètes, elles ont le droit de solliciter des modifications ou la suppression des données.

Les droits ci-dessus pourront être exercés sous réserve des mesures de protection indispensables pour éviter la destruction des éléments de preuve ou toutes autres obstructions au traitement du dossier et à la progression de l’enquête.

 

Suppression des données

Les données personnelles incluses dans les messages de lancement d’alerte et la documentation d’enquête sont supprimées une fois l’enquête terminée, sauf lorsque les données personnelles doivent être conservées en vertu d’autres lois applicables. La suppression a lieu 30 jours après l’achèvement de l’enquête. La documentation d’enquête et les messages de lanceur d’alerte qui sont archivés doivent être rendus anonymes ; ils ne doivent pas inclure de données personnelles permettant l’identification de personnes de manière directe ou indirecte.