Préambule

Haulotte s’efforce d’associer transparence à une grande éthique professionnelle. Nos collaborateurs constituent la source d’information la plus importante, lorsqu’il s’agit de révéler des inconduites éventuelles devant être corrigées.
Nous comptons donc sur l’ensemble de nos salariés pour nous faire part de toutes conduites contraires aux valeurs que nous défendons.

Alexandre Saubot
Directeur Général

Dans cette perspective, Haulotte (ci-après « la Société »), a opté pour la mise en place d’un seul et unique dispositif technique de recueil de ces signalements au niveau du Groupe.
Vous trouverez ci-après les modalités de lancement d’alerte ainsi que l’ensemble des informations qui vous seront nécessaires dans ce cadre.

1. Qui peut lancer une alerte ?

Les membres du personnel et de l’organe d’administration, les collaborateurs extérieurs et/ou occasionnels, les co-contractants et les sous-traitants. Les membres du personnel dont la relation de travail s’est terminée lorsque les informations ont été recueillies à l’occasion de cette relation.
Afin de traiter les alertes qui seront signalées dans le cadre de ce dispositif, la Société a nommé une référente éthique :
Mme Caroline SIMON - Tel: 06 70 48 92 59 - lancement-alerte@haulotte.com

Lancer un signalement EUROPE

Lancer un signalement AMERICAS

Lancer un signalement ASIE-PACIFIQUE

2. Quels faits peuvent être l’objet d’une alerte ?

Les faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire et qui entrent dans la définition du lanceur d’alerte :
→ toute violation de la loi, d’un engagement international
→ toute tentative de dissimulation de cette violation
→ une menace ou un préjudice pour l’intérêt général

Le dispositif d’alerte permet ainsi de signaler des faits dans les domaines suivants :

Toute violation d’une Charte ou d’un Code de conduite du groupe ;
Corruption, concurrence, blanchiment ;
Comptable, financier, bancaire ;
Discrimination, harcèlement ;
Santé, hygiène et sécurité au travail ;
Protection de la santé publique ;
Protection de l’environnement ;
Protection de la vie privée, des données personnelles et sécurité des systèmes d’information ;
Protection des consommateurs, sécurité et conformité des produits ;
Autres…

Cette liste n’est pas limitative.

3. Statut du lanceur d’alerte

Pour pouvoir déposer une alerte, cinq (5) conditions doivent être remplies :
1/ Être une personne physique ;
2/ Avoir obtenu l’information dans un cadre professionnel : Si l’information a été connue hors cadre professionnel, la personne doit avoir eu personnellement connaissance des faits. Je ne peux pas dans ce cas, rappeler simplement les faits constatés par quelqu’un d’autre.
3/ Agir sans contrepartie financière directe : Je ne dois pas profiter d’un avantage financier qui découlerait directement de mon signalement.
4/ Agir de bonne foi : Je suis convaincu que l’alerte que je signale porte sur des faits réels.
5/ Révéler des faits mentionnés au 2.

Le lanceur d’alerte peut s’appuyer sur une ou des personnes de confiance. Ces dernières bénéficient de la protection accordée par le statut de lanceur d’alerte et des droits y afférant.

Sont considérés comme tiers protégés :

Un facilitateur : c’est-à-dire une personne physique ou morale à but non lucratif qui aide le lanceur d’alerte à effectuer son signalement ou à divulguer des informations ;
Une personne physique en lien avec un lanceur d’alerte et qui risque de faire l’objet de représailles ;
Un organisme détenu par le lanceur d’alerte ou pour lequel il travaille, ou lié à lui par une relation de travail.

La personne concernée peut demander à ce que le statut protecteur de lanceur d’alerte lui soit certifié par le Défenseur des droits.
En cas de dénonciation volontairement calomnieuse ou d’usage abusif du dispositif, son auteur est passible de sanctions disciplinaires. La personne s’expose également à des poursuites pénales et/ou civiles.

Lorsque ces critères sont remplis, le lanceur d'alerte bénéficie, en application de la loi, de garanties :
➢ une immunité pénale en cas de révélation d’un secret protégé par la loi.
Il y a cependant une exclusion pour les secrets relatifs : au secret de la défense nationale, au secret médical, au secret des délibérations judiciaires, au secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires ou au secret professionnel de l'avocat.
➢ une immunité pénale en cas de soustraction, détournement ou recel de documents ou de tout support contenant les informations dont il a eu connaissance et qu’il divulgue.
➢ une immunité civile notamment pour la personne ayant divulguée publiquement des informations. Elle n’aura pas à répondre des préjudices causés
➢ elle ne peut pas être licenciée, sanctionnée disciplinairement, discriminée ou subir des représailles du fait de l’alerte.
La loi prévoit :
➢ une peine d’un (1) an de prison et de 15 000 € d’amende pour toute personne faisant obstacle de quelque façon que ce soit à la transmission d’un signalement en interne à l’entreprise ou à l’autorité judiciaire, administrative ou à un ordre professionnel ;
➢ une amende de 60 000 euros contre toute personne (physique ou morale) qui met en œuvre une procédure dilatoire ou abusive contre un lanceur d’alerte. A l’occasion de l’instance, le lanceur d’alerte pourra se voir verser des subsides si sa situation économique s’est gravement dégradée. La personne à l’initiative de l’action sera également condamnée à lui verser des dommages et intérêts. La décision de condamnation pourra faire l'objet d'un affichage ou d'une diffusion.
➢ une peine de deux (2) ans de prison et de 30 000 euros d’amende contre toute personne (physique ou morale) qui divulgue un élément confidentiel relatif au lanceur d’alerte.
➢ une peine de trois (3) ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende contre toute personne qui vise à discriminer un lanceur d’alerte, ses facilitateurs ou une personne en lien avec ce premier.
➢ la possibilité pour le juge de prononcer une obligation d’abonder le compte professionnel formation du salarié lanceur d’alerte.

Tout collaborateur de l’entreprise, qui se rendra coupable d’une de ces infractions pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire et d’une dénonciation officielle aux autorités compétentes.

4. Sous quelles garanties lancer une alerte ?

Toutes les données recueillies dans le cadre du présent dispositif d’alerte seront traitées de manière confidentielle, qu’il s’agisse de :

l’identité de l’auteur du signalement,
des faits, objet du signalement
des témoins visés par le signalement
ou des personnes mises en cause dans le signalement.

Toutes les précautions utiles seront prises pour préserver la sécurité de ces données.

Les personnes en charge du recueil des alertes ou du traitement de celles-ci sont, à cet effet, soumises à une obligation de confidentialité renforcée.
Les données personnelles recueillies dans le cadre du présent dispositif d’alerte sont traitées en conformité avec les obligations du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

5. Comment adresser le signalement ?

Vous avez le choix :
Si vous avez des doutes ou des questions sur une situation particulière, vous avez le choix entre deux alternatives.

Première alternative
Vous pouvez écrire et/ou poser vos questions à :

votre supérieur hiérarchique, le supérieur de votre supérieur ;
au responsable des ressources humaines ;
au directeur général/ président.

Ceux-ci auront l’obligation de transmettre vos révélations à la référente éthique de la Société pour traitement de l’alerte.

Vous pouvez également vous adresser directement à la référente éthique du Groupe via l’adresse mail dédiée suivante : lancement-alerte@haulotte.com

Les informations à communiquer sont alors les suivantes :

Vos nom, prénom, fonction et lieu de travail ;

Vous pouvez choisir de rester anonyme. Cependant, l’obligation pour l’entreprise d’effectuer un retour d’information, ne s’applique pas en cas de signalement anonyme.

Les faits que vous souhaitez communiquer, de manière objective et suffisamment précise, pour permettre de procéder à la vérification des faits allégués ;
L’éventuelle adresse mail à laquelle vous souhaitez être informé(e) du traitement de l’alerte si elle est différente de celle utilisée pour le signalement initial.

Deuxième alternative
Vous pouvez lancer une alerte en conservant votre anonymat en utilisant la messagerie de lancement d’alerte sécurisé administrée par le prestataire de services externe WhistleB.

Tous les messages sont cryptés. Pour assurer l’anonymat de la personne envoyant un message, WhistleB n’enregistre pas les adresses IP ou autres métadonnées (à savoir les données pouvant être liées à la personne envoyant le message). La personne envoyant le message reste aussi anonyme dans le dialogue subséquent avec le référent désigné au sein de Haulotte.

L’accès aux messages reçus via notre canal de communication des lanceurs d’alerte est limité aux individus désignés possédant l’autorité nécessaire pour gérer les dossiers de lancement d’alerte. Ceux-ci accèdent aux messages cryptés en utilisant un mot de passe personnel et un mot de passe secondaire. Leurs actions sont journalisées et le traitement est confidentiel.

Lorsque cela est nécessaire, des individus dont l’expertise peut être utile peuvent être inclus dans la procédure d’enquête. Ces personnes peuvent accéder aux données pertinentes et sont également tenues à un devoir de confidentialité.

Si une personne soulève une préoccupation directement auprès d’un superviseur, d’un responsable ou en contactant l’équipe de lancement d’alerte en personne, le message est inséré dans le canal de communication de lancement d’alerte et traité conformément à ces directives.

Le référent désigné au sein d’Haulotte est le Secrétaire Général du groupe Haulotte, Monsieur Philippe NOBLET. En cas de mise en cause du titulaire de cette fonction, l’alerte sera adressée à Monsieur Alexandre SAUBOT, Directeur Général Délégué.

6. Comment l’alerte est-elle traitée ?

➢ Quelle que soit la forme de l’alerte (mail, courrier, ou via WhistleB), vous recevrez dans un délai de vingt (20) jours, un accusé de réception de votre signalement, sur le même support que celui utilisé pour lancer l’alerte (à l’adresse mail que vous aurez utilisée ou celle indiquée comme étant l’adresse d’échange choisie, ou directement via WhistleB).
➢ Lorsque le signalement est fait de manière anonyme, aucune personne participant à une enquête ne tentera d’identifier la personne qui procède à un signalement. Le référent peut, si nécessaire, soumettre des questions de suivi, par le biais du canal de communication anonyme. L’enquête sur un message ne sera jamais confiée à une personne susceptible d’être impliquée dans, ou liée à la question soulevée.

Les messages de lancement d’alerte sont gérés de manière confidentielle par les parties impliquées.

➢ Vous serez informé(e) ensuite du délai prévisible dans lequel la référente éthique sera à même d’examiner la recevabilité du signalement.
➢ La référente éthique mènera les investigations nécessaires à la recherche des éléments permettant de démontrer ou non les faits allégués dans un délai raisonnable. Elle pourra, dans ce cas, faire appel à un prestataire externe.
➢ Si le signalement émis établit qu’il y a eu violation de la législation, la référente éthique prendra des mesures correctrices et de remédiation pour éviter une résurgence des faits en en traitant la cause.
➢ Vous serez informé(e) par écrit de la clôture du dossier

7. Conservation des données personnelles

Les signalements qui, entrant dans le champ d’application du dispositif, n’aboutissent à aucune procédure disciplinaire ou judiciaire, seront clôturés sans suite et l’ensemble des données recueillies seront archivées de façon anonyme. Cette durée ne peut excéder trente ans.
Si une procédure disciplinaire ou judiciaire est engagée à la suite d’un signalement, les données seront conservées jusqu’au terme des procédures et archivées de façon anonyme. Cette durée ne peut excéder trente ans.

8. Autres recours

Si vous pensez que votre signalement ne permettra pas de remédier en interne à la situation, ou vous risquez des représailles :
Vous pouvez directement saisir l’autorité judiciaire, l’autorité administrative compétente(liste ci-après) ou bien le défenseur des droits pour que celui-ci vous oriente vers l’autorité habilitée si :

Si vous pensez que votre signalement ne permettra pas de remédier en interne à la situation, ou vous risquez des représailles.
Si vous avez lancé une alerte par le canal interne ayant échouée ou restée sans retour dans un délai de trois (3) mois à compter de l’accusé de réception.

Sachez que l’ensemble de l’administration est soumis à une obligation de transmission.
Ainsi, si vous ne saisissez pas une autorité (cf. liste mentionnée au point 10), celle-ci transfèrera votre signalement à l’autorité compétente.
Vous pouvez toujours saisir cette autorité en parallèle de votre signalement interne. Il vous est possible de mentionner lors de votre signalement interne, la saisine parallèle d’une autorité compétente.
Dans un second temps, vous pouvez révéler les faits publiquement :

Si vous avez effectué un signalement externe, et éventuellement interne et qu’aucune mesure appropriée n’a été mise en œuvre dans le délai imparti (3 mois en cas de signalement interne, 6 mois en cas de signalement externe).
En cas de danger imminent et manifeste pour l’intérêt général notamment lorsqu’il existe une situation d’urgence ou un risque de préjudice irréversible.

Dans tous les cas, vous pouvez demander au Défenseur des droits de certifier votre qualité de lanceur d’alerte.

9. Information générale destinée aux utilisateurs du dispositif de lancement d’alerte

La présente procédure est disponible sur le site web du groupe : haulotte.com.
La présente procédure est remise à tous les salariés de la Société. Elle est, de surcroît, annexée au règlement intérieur de la Société.

10. Liste des autorités compétentes

• Marchés publics :

Agence française anticorruption (AFA), pour les atteintes à la probité ;
Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), pour les pratiques anticoncurrentielles ;
Autorité de la concurrence, pour les pratiques anticoncurrentielles ;

• Services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme :

Autorité des marchés financiers (AMF), pour les prestataires en services d'investissement et infrastructures de marchés ;
Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR), pour les établissements de crédit et organismes d'assurance ;

• Sécurité et conformité des produits :

Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) ;
Service central des armes et explosifs (SCAE) ;

• Sécurité des transports :

Bureau d'enquêtes sur les accidents de transport terrestre (BEA-TT), pour la sécurité des transports terrestres (route et fer) ;
Direction générale des affaires maritimes, de la pêche et de l'aquaculture (DGAMPA), pour la sécurité des transports maritimes ;

• Protection de l'environnement :

Inspection générale de l'environnement et du développement durable (IGEDD) ;

• Santé publique :

Agence nationale chargée de la sécurité sanitaire de l'alimentation, de l'environnement et du travail (ANSES) ;
Agence nationale de santé publique (Santé publique France, SpF) ;
Inspection générale des affaires sociales (IGAS) ;

• Protection de la vie privée et des données personnelles, sécurité des réseaux et des systèmes d'information :

Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ;
Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI) ;

• Violations portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne :

Agence française anticorruption (AFA), pour les atteintes à la probité ;
Direction générale des finances publiques (DGFIP), pour la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée ;
Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI), pour la fraude aux droits de douane, droits anti-dumping et assimilés ;

• Violations relatives au marché intérieur :

Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), pour les pratiques anticoncurrentielles ;
Autorité de la concurrence, pour les pratiques anticoncurrentielles et les aides d'Etat ;
Direction générale des finances publiques (DGFIP), pour la fraude à l'impôt sur les sociétés ;

• Relations individuelles et collectives du travail, conditions de travail :

Direction générale du travail (DGT) ;

• Emploi et formation professionnelle :

Délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) ;

• Discriminations :

Défenseur des droits ;